حداقل افراد و ارتباطات لازم پروژه

عوامل موثر در پروژه:

عوامل پروژه، شامل تجهیزات، نیازها، امکانات، محدودیت‌ها و قوانین و مقرارت لازم است. برای هر پروژه به صورت خصوصی یک لیست از عوامل باید تهیه کرد در مرحله بعد باید ارتباط این عوامل با یکدیگر را تنظیم کرد. مثلاً در یک پروژه می‌توان به عوامل موثر زیر اشاره کرد:

1. تجهیزات آب‌رسانی؛
2. تجهیزات گرمایشی؛
3. تجهیزات سرمایشی؛
4. سامانه کنترلی؛
5. سامانه کنترل و هوش مصنوعی ساختمان؛
6. وزن کل تجهیزات؛
7. حداکثر وزن قابل تحمل سازه؛
8. مدیریت مالی و بهینه‌سازی هزینه‌ها؛
9. مدیریت زمان، خرید و انتقال تجهیزات؛
10. دیزل ژنراتور؛
11. تجهیزات برقی و انتقال انرژی؛
12. قوانین کشور و محلی؛
13. ایمنی و شرایط مختص پروژه؛
14. منابع انرژی؛
15. و غیره.

حال باید دید این تجهیزات، محدودیت‌ها، امکانات و نیازها که از آن‌ها به عوامل موثر در روند پروژه می‌توان نام برد، چه ارتباطاتی می‌توانند با یکدیگر داشته باشند. به عبارت صحیح‌تر چه ارتباطاتی میان این عوامل موثر وجود دارد تا پروژه به نحو احسنت و با کمترین هزینه و زمان به پایان برسد. عدم شناخت به موقع این ارتباطات، حداقل باعث بروز دوباره کاری و از بین رفت سرمایه‌ها می‌شود.

باید توجه نمود شناخت این عوامل و روابط فی مابین،دلیل بر فراموش نشدن در زمان خود نداشته و باید چک لیست کامل عوامل و روابط در هر پروژه تنظیم و در تمامی مراحل به آن مراجعه شود.

اشخاص موثر در پروژه

بعد از شناخت عوامل موثر مورد نیاز هر پروژه، نیاز به شناخت و تأمین منابع انسانی وجود دارد. ممکن است یک شخص دو مسئولیت کاری را بتواند انجام دهد. با این‌حال، بحث جایگاه کاری و مسئولیت سازمانی است.

به‌عنوان نمونه؛ در یک پروژه تأسیساتی اشخاص زیر حداقل اشخاصی هستند که می‌توانند وجود داشته و در روند پروژه تأثیر داشته باشند:

1. مالک پروژه؛
2. کاربر پروژه؛
3. معمار؛
4. پیمانکار پروژه؛
5. مشاوره تأسیسات؛
6. طراح تأسیسات؛
7. مجری تأسیسات؛
8. فروشنده تأسیسات؛
9. پیمانکار نگهدار تأسیسات.

یکی از عوامل موثر در تأثیر منفی اشخاص فوق در روند پروژه، عدم ارتباط مناسب و کافی عوامل با یکدیگر می‌باشد. عدم ارتباط مناسب، باعث فقدان شناخت دقیق این اشخاص از نیاز تعریف شده‌ی پروژه است.

متأسفانه تعداد این اشخاص حقیقی و حقوقی در کشورمان با وجود نهادهای نظارتی موازی متعدد باعث شده که اهمیت این اشخاص در موقع خود کمرنگ شده و حتی مجریان و پیمانکاران در تلاش برای کاهش ارتباط با ایشان باشند؛ بعضاً اگر ارتباطی هم وجود داشته باشد، به دلیل عدم اطلاع افراد از نیاز تعریف شده پروژه، باعث تاثیر نامناسب بر پروژه می‌شود.

چگونگی ارتباطات بین عوامل و اشخاص

حال، چگونه ارتباط موثری در پروژه‌های ابنیه‌ای و یا تأسیساتی و حتی هر پروژه گروهی دیگری داشته باشیم؟

یکی از  بهترین راه‌کارها را ایجاد جدول ویا ماتریسی از عوامل موثر در پروژه یافته است. این روش را شرکت هواپیماسازی بوئینگ برای ارتباط مهندسین خود (و نیز ارتباط قطعات یک هواپیما با یک دیگر) در طراحی یک پروژه هواپییمایی به‌کار می‌برد. به عنوان مثال در طراحی یک هواپیما حدود چند صد هزار قطعه طراحی، ساخته و به‌کار می‌رود. این قطعات باید در هماهنگی کامل با هم طبق شرح وظیفه‌ای که دارند و مشکلاتی که می‌توانند برای یکدیگر ایجاد نمایند باید بررسی و تحلیل شوند.

حال یک شرکت بین‌المللی که در نقاط مختلف به طراحی و ساخت قطعات هواپیما می‌پردازد چگونه می‌تواند بین مهندسین طراحی خود هماهنگی لازم را برقرار نماید؟. در این مثال می‌دانیم از کار افتادن یک قطعه و یا عدم هماهنگی آن با دیگر قطعات حتی در شرایط با احتمال وقوع پایین می‌تواند به تعداد زیادی سقوط هواپیما (سقوط پروژه) ختم شود.

برای انجام ارتباط صحیح بین افراد و یا قطعات یک هواپیما، باید تمامی افراد و یا قطعات را در یک ستون نوشته و در مقابل آن ستون‌هایی با همان افراد و یا قطعات قرارداد. مانند تصویر 1، در این روش باید هر خانه از جدول به وجود آمده را تیک کرد که آیا ارتباط با توجه به اهداف و نیازها وجود دارد یا نه.

 در هر پروژه در صورت افزایش تعداد سطرها و یا ستون‌های این ماتریس به وجود آمده اگر از 5 عدد بیشتر باشد باید حتماً این ماتریس را تشکیل داد و به دقت آن را تحلیل کرده و بکار برد. ذهن انسان توانایی یادآوری نیاز به این ارتباطات  را نداشته و یا فراموش کرده و قطعا پروژه آسیب خواهد دید. برقراری ارتباط‌های مورد نیاز به شناخت در سه مرحله قابل انجام است که به شرح زیر می‌باشند:

تشکیل ماتریس؛ ارتباط بین “عوامل موثر” با یکدیگر

در مرحله نخست باید تعداد عوامل موثر پروژه را جمع آوری کرده. این عوامل را باید به هم مرتبط دانست. این ارتباطات را می‌توان در ماتریسی ترسیم نمود. در این ماتریس یا جدول، می‌توان ارتباط هر عامل، قطعه و یا نیاز را با دیگر عوامل بررسی و در صورت وجود رابطه فی‌مابین در خانه مشترک ماتریس مذکور، تیک‌زد.

مثلا  هر تجهیزی با عامل “وزن قابل تحمل سازه” ارتباط داشته، پس هر تجهیزی باید با عامل وزن تیک بخورد. یعنی باید ارتباط هر قطعه در پروژه با وزن قابل تحمل در پروژه در هر مرحله چک شود. تصویر 1، نمونه‌ای از یک ماتریس عوامل در یک پروژه تاسیساتی می‌باشد. در این مرحله به حداقل ارتباط بین عوامل می‌توان دست یافت.

تشکیل ماتریس؛ ارتباط بین “عوامل موثر” با “اشخاص”

بعد از تشکیل ماتریس عوامل، باید اشخاص مورد نیاز پروژه را به عوامل موثر ارتباط داد. تصویر 2، نمونه‌ای از یک ماتریس ارتباط عوامل موثر با اشخاص در یک پروژه تأسیساتی می‌باشد. در این مرحله می‌توان به حداقل اشخاص مورد نیاز دست یافت.

تصویر 1 

تشکیل ماتریس؛ حداقل ارتباط بین “اشخاص”

حال با داشتن ماتریس‌های دو مرحله قبل می‌توان حداقل ارتباط انسانی لازم در پروژه دست یافت. تصویر 3، نمونه‌ای از یک ماتریس ارتباط بین اشخاص در یک پروژه تأسیساتی می‌باشد. در این ماتریس پس از تکمیل می‌توان جلسات و نحوه‌ی تعامل افراد یک پروژه را در دست داشت و به تنظیم دستور جلسات، شرح وظایف افراد و در کل نقشه پیشبرد پروژه توسط حداقل افراد ممکن دست یافت.

پیشبرد پروژه با حداقل اشخاص از ابعاد مختلف مدیریتی می‌توان مزیت داشته باشد ولی باید به حفظ حداقل ارتباطات پرداخت که در صورت نبود و یا قطع ارتباطات بین افراد پروژه، صدمات مختلفی به پروژه وارد خواهد شد.

تصویر 2

تصویر 3

مراحل استفاده از ماتریس‌ها

1. از طریق ماتریس عوامل به ارتباط عوامل یک پروژه دست یافته و از طریق این ارتباطات می توان شبکه‌ای دقیق از علت‌ها و معلول‌ها را داشته باشیم که جهت تامین و بررسی این روابط نیاز به انجام تحلیل انسانی و یا رایانه‌ای و اقداماتی ماشینی و انسانی می‌باشد؛
2. از طریق ماتریس عوامل و اشخاص می‌توان به حداقل تعداد افراد لازم جهت تأمین عوامل پروژه دست یافت؛
3. از طریق ماتریس اشخاص که با استفاده از دو ماتریس تشکیل شده قبل مشخص شده و می‌توان حداقل اشخاص لازم باحداقل ارتباطات لازم بین اشخاص را تعیین نمود تا شخص و ارتباطی از یادرفته باقی‌نماند؛
4. حال از طریق ماتریس اشخاص (ماتریس سوم) می‌توان به حداقل تعاریف زیر دست یافت:

   الف) تعداد پرسنل با تعریف جایگاه کاری و شرح وظایف؛

   ب) تعداد جلسات و ارتباطات لازم بین پرسنل تعریف شده؛

   ج) تنظیم سامانه‌های مدیریتی، نظارتی و چک لیست‌های نهایی.

نتیجه‌گیری:

منطق مدیریت ارتباط عوامل پروژه، جزء لاینفک مدیریت پروژه می‌باشد. بدون مدیریت ارتباط در اصل، سواد انجام پروژه درمیان نخواهد بود.

حال در ابتدای هر پروژه بعد از طراحی مراحل پروژه، باید به برقراری ارتباط بین اشخاص و عوامل پروژه پرداخت. این کار از طریق تشکیل ماتریس و یا جدول اشخاص با اشخاص و جدول عوامل با اشخاص قابل بررسی و فهم است. در پروژه‌های بزرگ و صنعتی این ماتریس‌ها قابلیت تحلیل و برنامه‌ریزی در رایانه را دارند.

امید است با یادگیری خوب مفاهیم مدیریت ارتباط عوامل پروژه بتوان هزینه‌های اجرای پروژه‌ها را کاهش دهیم و گام مهمی در ارتقای پروژه‌های کشور عزیزمان برداریم.